Användarvillkor

För Vega HR AB är personlig integritet viktigt. För oss är det viktigt att du kan känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas hos oss. Vi vill därför alltid eftersträva en hög nivå av skydd för dina personuppgifter. I denna dataskyddspolicy informerar vi om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet är en personuppgift. Det är exempelvis namn, epost-adresser och personnummer men också bilder och användarnamn i digitala medier. Behandling av personuppgifter är alla åtgärder som sker med personuppgifterna i IT-system, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar till exempel om insamling, registrering, läsning, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering m m. I vissa fall kan även åtgärder som sker utanför IT-systemen ses som behandling. Det gäller när personuppgifter ingår i register.

Personuppgiftsansvarig

För de behandlingar som sker inom Vega HR AB är Vega HR AB personuppgiftsansvarig.

För att vi på ett ändamålsenligt sätt ska kunna verka som rekryterings-, search-, och konsultuthyrningsföretag måste vi ha ett självständigt personuppgiftsansvar för de uppgifter vi hanterar.

Så här behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med GDPR.
Vi har dina kontaktuppgifter därför att du har ansökt om en tjänst genom oss.
Vi på Vega HR AB är måna om att vi behandlar all data i enlighet med GDPR.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför?

Generellt:

Vi behandlar i huvudsak ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, personliga brev och din CV. Ibland kan ytterligare information behandlas, till exempel om du är riksdagsledamot eller lokalpolitiker, men bara om du själv kan anses ha offentliggjort informationen. Vi behandlar även vissa personuppgifter vid kontakt med oss som till exempel när du vill ha mer information om de tjänster vi tillsätter. Om du ansöker om en tjänst i vår rekryteringsplattform och svarar på frågor som inte är nödvändiga att svara på kommer vi även behandla dessa uppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla de tjänster vi erbjuder (till exempel rekrytering, search, konsultuthyrning). Vi kommer även behandla dina personuppgifter för att vårda och administrera vår relation med dig samt, i tillämpliga fall, för att administrera avtalet med dig eller med vår uppdragsgivare. Vi kan även komma att informera dig om våra ej tillsatta tjänster och övriga aktiviteter som vi finner ligga i såväl ditt som vårt intresse. Det kan också förekomma att vi skickar ut enkäter för att utvärdera våra tjänster.

Vega HR AB behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi behandlar dina personuppgifter då det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller vår uppdragsgivare, svara på din begäran om service eller då vi har ett annat legitimt och berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter, t ex ett intresse av att få marknadsföra våra lediga tjänster.

Om Vega HR AB skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som kräver ditt samtycke kommer vi att inhämta ditt samtycke i förväg. Vissa personuppgifter kan vara obligatoriska att tillhandahålla, t ex för att vi ska kunna tillhandahålla en tjänst eller fullgöra en annan begäran från dig. Detta kommer då att anges eller framgå i samband med att uppgifterna samlas in.

För konsulter som anställs i Vega HR AB

För konsulter som anställs i Vega HR AB kan vi komma att behandla personuppgifter även på andra sätt än vad som nämnts ovan. Detta är främst kopplat till arbetsgivaransvaret.

Insamling av dina personuppgifter sker exempelvis då du anger dina uppgifter i samband med att du ansöker, skriver på anställningsavtal eller tar kontakt med oss i olika ärenden.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgiftsbiträden

I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om att vi använder oss av olika IT-leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss och vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal i dessa fall. Personuppgiftsansvaret ligger kvar på Vega HR AB.

Vi kontrollerar självklart alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter samt tecknar personuppgiftsbiträdesavtal.

När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen eftersom vi fortfarande är personuppgiftsansvariga.

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan handla om våra uppdragsgivare och myndigheter, till exempel Skatteverket. Vissa uppgifter lämnas även för statistiska ändamål.

När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Vi kan komma att anlita leverantörer och partners att utföra uppgifter för Vega HR AB:s räkning, t ex för att tillhandahålla IT-tjänster eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att dessa mottagare får tillgång till dina personuppgifter.

Vega HR AB kan i samband med arbetsrättsliga tvister lämna ut personuppgifter till vårt biträde, arbetsgivarförbund och fackliga organisationer.

Vega HR kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES men ibland är det inte möjligt. Såsom personuppgiftsansvariga är vi ansvariga för att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddet för personuppgifter är densamma som inom EU/EES.

När personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån exempelvis genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder. Hit hör bland annat ”Privacy Shield” användningen av ”Binding Corporate Rules” och olika avtalslösningar. Standardiserade modellklausuler för dataöverföring, som antagits av EU-kommissionen, finns även tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat gallringsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur lång lagringstiden kan bli är olika beroende på ändamål med behandlingen och hur länge uppgiften är nödvändig för ändamålet. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt gallra eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig.
Vissa uppgifter i bokföringen behöver p g a lagstiftning t ex sparas minst sju år.

Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Här listar vi dessa rättigheter.

Rätt till registerutdrag (rätt till tillgång)

Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. När du lämnar en sådan begäran kan vi komma att ställa en del frågor för att se till att det blir en effektiv hantering av din begäran. Vi kommer också vidta åtgärder för att säkerställa att uppgifterna begärs av och lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse

Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. I vissa fall kan du göra korrigeringar själv, vilket vi då informerar dig om.

Rätt till radering

Du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi behandlar om dig bland annat om:

Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt.
Personuppgifterna har samlats in om ett barn (under 13 år) som du har föräldraansvaret för.
Om uppgiften inhämtats med stöd av ditt samtycke och du vill återkalla ditt samtycke.

Vi kan dock ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också vara så att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du exempelvis begär rättelse eftersom du anser att personuppgifterna vi behandlar är felaktiga kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.

Om, och när, vi inte längre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver personuppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.

Om du har gjort en invändning mot personuppgiftsbehandling vi gör med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du har också alltid rätt att slippa direktmarknadsföring.

Hantera dina rättigheter

Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska vara skriftligt och egenhändigt undertecknad av den utdraget avser. Vi kommer besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar. Maila till info@vegahr.se.

Hur hanterar vi personnummer?

I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering vilket infaller då du går vidare i rekryteringsprocessen och vid presentation för uppdragsgivare.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.

Så här behandlar vi dina personuppgifter vid ansökan

Som en naturlig del i vår verksamhet annonserar vi ut lediga jobb som intresserade kandidater svarar på vilket innebär att vi samlar in kontaktuppgifter om de sökande. Dessutom arbetar vi aktivt med att, via search, samla in kontaktuppgifter om kandidater. I samband med insamling av dessa uppgifter lämnar kandidater ibland även in personuppgifter i form av främst kontaktuppgifter. Insamlingen av dessa uppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden gentemot våra uppdragsgivare. Sker search via LinkedIn har du redan lämnat ditt samtycke och genom att du ansöker om tjänster via vår rekryteringsplattform samtycker du om att vi får behandla dina personuppgifter. Övriga kanaler för att inhämta personuppgifter om andra inom ramen för vår verksamhet är vi skyldiga att kontrollera att samtycke inhämtats för att lämna dessa uppgifter.

Personuppgifterna behandlas i enlighet med vid varje tillfälle tillämplig lag och Vega HR AB arbetar även aktivt för att förhindra att dina personuppgifter missbrukas, sprids, förloras, förändras, förstörs eller att obehörig part får tillgång till personuppgifterna.

Personuppgifterna behandlas i vår kandidatbank som endast är tillgänglig för behörig rekryterings- och search-personal i Vega HR (ej anställda och uthyrda konsulter). Vega HR AB behandlar personuppgifterna för att informera sina uppdragsgivare om vilka kandidater som går vidare i rekryteringsprocessen. Uppgifterna kan också komma att behandlas för att utveckla verksamheten. Till detta kommer att Vega HR AB kan komma att behandla personuppgifterna för att uppfylla skyldigheter enligt lag. Personuppgifterna sparas till dess att åtaganden som behandlingen grundar sig på inte längre kräver behandling.

Tillsynsmyndighet

Datainspektionen är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta Datainspektionen, se www.datainspektionen.se

Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss på: info@vegahr.se, eller via telefon på: 031-701 77 10.

Kontaktuppgifter
Vega HR AB
Postadress: Box 9209, 400 95 Göteborg

E-post: info@vegahr.se
Telefonnummer: 031-7017710